Audit Manajemen Kualitas Mutu

Depok, 6 Mei 2015

No                   : 01/KAP/V/2015

Lampiran         : 4 eksemplar

Perihal             : Laporan Hasil Audit Sistem Manajemen Kualitas Mutu

Kepada

Yth, Direktur PT. ABC

Di Jakarta

          Kami telah melakukan audit atas Sistem Manajemen Kualitas Mutu Produk pada PT. ABC tahun 2015 berdasarkan ISO 9001:2008. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Sistem Manajemen Kualitas Mutu yang dilakukan oleh perusahaan. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai mutu (kualitas), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna). Sistem Manajemen Kualitas Mutu Produk yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan karyawan dalam mencapai kepuasan pelanggan yang ditemukan selama audit, sehingga diharapkan dimasa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya.

          Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:

Bab I               : Informasi Latar Belakang

Bab II              : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit

Bab III             : Rekomendasi

Bab IV             : Ruang Lingkup Audit

         Dalam melakukan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerjasama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik ini.

                                                                                                       Kantor Akuntan Publik

Nur Bella Asrindo dan Nurul Irmawati

                                                                                                                       

BELLA. NURUL, S.E., M.M., Ak., BAP

Bab I

Informasi Latar Belakang

PT. ABC (selanjutnya disebut “Perusahaan”) berlokasi di Jakarta Pusat. Berdiri sejak tahun 19XX, oleh Bapak A. 

Tujuan dari didirikannya Perusahaan adalah untuk mengembangkan dan menumbuhkan bisnis yang menguntungkan dengan menjadi mitra pilihan utama yang memberikan best value dalam bidang distribusi penjualan, solusi dan jasa yang berfokus pada kepuasan pelanggan. Secara keseluruhan Perusahaan menjual beberapa produk yaitu :

1.      Mesin Fotocopy DEVELOP

2.      Alat Tulis Kantor

3.      Office Equipment

4.      Mesin Print Brother

5.      Alat Survey dan Pemetaan

6.      Digital Printing

Susunan direksi Perusahaan adalah sebagai berikut :

            Direktur Utama                                               : Bapak A

            Direktur Administrasi dan Keuangan             : Bapak B

            Manager Quality Assurance                            : Bapak C

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk :
1. Untuk menilai apakah Perusahaan telah menyesuaikan aktivitas organisasi terhadap standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang telah ditentukan.

2. Untuk menilai bagaimana Perusahaan menetapkan strategi berproduksi mesin yang berfokus pada pelanggan dalam mencapai efektifitas.

3. Untuk menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektifitas proses pengendalian mutu.

Bab II

Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut :

Kondisi :

Sistem Manajemen Kualitas Mutu yang diterapkan oleh Perusahaan sudah berjalan dengan baik yang mengacu pada persyaratan ISO 9001:2008. Akan tetapi ada beberapa persyaratan yang tidak dilaksanakan oleh perusahaan, diantaranya :

1) Klausul 7.3 Desain dan Pengembangan.

2) Klausul 4.2.1 bagian b. Manual ( buku panduan ) kualitas.

Kriteria :

1) Dalam segi desain dan pengembangan, seharusnya dilakukan inovasi setiap saat agar output yang dihasilkan tidak monoton dan dapat sesuai dengan perencanaannya.

2) Buku panduan kualitas harus dimiliki karena dapat menjadi pedoman bagi karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan yang berfokus pada kepuasan pelanggan.

Penyebab :

1) Perusahaan hanya sebagai distributor. Oleh karena itu Perusahaan hanya menjual produk dan bukan memproduksi produknya sendiri.

2) Belum adanya pedoman baku secara tertulis (buku panduan kualitas), dalam prosedur dan sistem manajemen kualitas mutu produk.

Akibat :

1) Perusahaan tidak dapat memproduksi barang yang sesuai dengan keinginan pelanggan.

2) Karyawan tidak mempunyai pengetahuan umum mengenai panduan dalam kualitas barang yang dijual.

Pejabat yang bertanggung jawab :

Direktur Administrasi dan Keuangan


                             DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT

No.	Kondisi	Kriteria	Penyebab	Akibat
1.	Desain dan Pengembangan.	1)      Dalam segi desain dan pengembangan, seharusnya dilakukan inovasi setiap saat agar output yang dihasilkan tidak monoton dan dapat sesuai dengan perencanaannya.	1)      Perusahaan hanya sebagai distributor. Oleh karena itu Perusahaan hanya menjual produk dan bukan memproduksi produknya sendiri.	1)      Perusahaan tidak dapat memproduksi barang yang sesuai dengan keinginan pelanggan.
2.	Manual ( buku panduan ) kualitas.	2)      Buku panduan kualitas harus dimiliki karena dapat menjadi pedoman bagi karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan yang berfokus pada kepuasan pelanggan.	2)      Belum adanya pedoman baku secara tertulis (buku panduan kualitas), dalam prosedur dan sistem manajemen kualitas mutu produk.	2)      Karyawan tidak mempunyai pengetahuan umum mengenai panduan dalam kualitas barang yang dijual.

Bab III

Rekomendasi

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu :

1.      Kelemahan yang terjadi pada segi desain dan pengembangan.

2.      Kelemahan yang terjadi karena tidak adanya manual (buku panduan) kualitas.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi :
1.  Perusahaan harus memiliki inovasi dalam hal desain dan pengembangan produk. Hal ini dimaksudkan agar tidak terlihat monoton dan lebih menarik minat konsumen yang ingin membeli produk tersebut.
2. Perusahaan harus memiliki buku panduan kualitas agar setiap karyawan memiliki pemahaman mengenai kualitas produk yang diproduksi  sehingga dapat tercapainya kepuasan pelanggan.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada Kualitas Mutu Perusahaan di masa yang akan datang.

Bab IV

Ruang Lingkup Audit

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah Sistem Manajemen Kualitas Mutu PT. ABC berdasarkan ISO 9001:2008 klausul 4-8 untuk periode tahun 2015. Audit kami mencakup penilaian atas kualitas mutu produk yang dijual dalam mencapai kepuasan pelanggan.

 

.